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Qué es un CRM y por qué tu organización podría necesitarlo

25 febrero, 2021

Seguramente has tenido la sensación de que el volumen de trabajo en tu organización es inabarcable. Especialmente si no cuentas con el apoyo de sistemas que ayudan a priorizar y ordenar la información, las tareas y la relación con los clientes.

¿Qué es CRM?

El CRM, (Customer Relationship Management)es una herramienta, generalmente alojada en la nube, que agiliza procesos y centraliza las gestiones.

A priori nos puede parecer que su incorporación puede ser costosa e infructuosa. Nada más lejos de la realidad. Se trata de un software que lleva experimentando mejoras tanto en funcionalidad como en diseño para hacernos la vida más fácil desde su creación hace 35 años.

¿Por qué tu organización podría necesitar en CRM?

Con el fin de tener la información organizada se suele recurrir a programas como Excel o Access. En el mejor de los casos logramos diseñar una plantilla, dedicándole bastante tiempo, en la que contener toda esta información y que sea fácilmente accesible para todo el personal. No obstante, lo que suele suceder es que a medida que aumenta la cantidad de información que manejamos esta solución se vuelve caótica e ineficiente.

Es en ese momento en el que una herramienta como el CRM  puede ser imprescindible. Sobre todo para llevar a cabo las tareas administrativas y de captación de fondos de forma simple, ordenada y eficiente. Además de otros múltiples beneficios de tener un CRM.

Herramientas con las que un CRM ayuda a tu organización

La Gestión o Administración de Relaciones con el Cliente, CRM, puede tener varias ventajas para tu organización. Entre ellas destacamos algunas a continuación.

Gestión de Socios y Oportunidades en la Captación de Fondos

La principal ventaja de utilizar un CRM es poner a los socios y usuarios en el centro de la estructura. De esta manera, una única plataforma integra todos los departamentos y contactos de manera que las interacciones se lleven a cabo desde un mismo lugar.

Con un sistema de CRM puedes facilitar que los socios se inscriban a un evento desde cualquier dispositivo, así como que actualicen sus datos personales desde su zona privada. La misma plataforma permitirá la segmentación de los socios mediante etiquetas que permitan identificar sus intereses. Herramienta de gestión fundamental para que el departamento de marketing y captación de fondos. Facilitándoles la tarea de seleccionar la mejor forma de comunicación, el contenido más apropiado y la adhesión una determinada campaña acorde a sus preferencias.

Se podría decir que un CRM es lo que hacían los pequeños comerciantes de toda la vida cuando detectaban cuáles eran nuestros productos preferidos. Sabían adelantarse a lo que podíamos necesitar. Lo que ocurre es que cuando se habla de organizaciones que tienen decenas, centenares o a veces miles de contactos es imposible que una persona tenga todos estos datos en su cabeza.

Para ello, el CRM permite volcar toda esta información en una plataforma para tenerla disponible en tiempo real. Desde cualquier parte y accesible para toda la organización.

Otra de las ventajas que presenta este sistema de gestión es la integración con diferentes herramientas y las posibilidades de automatización de procesos. De esta forma podrás optimizar las ratios de conversión o mejorar el conocimiento de donantes y simpatizantes con la integración de la herramienta pardot. Podrás automatizar el envío de boletín electrónico y comunicación en campañas con mailchimp. O ser más efectivo en la recopilación de datos y la organización diaria integrando las plataformas de gestión de correos y agenda de Outlook, Office 365 o Gmail.

A medida de las necesidades de tu organización

Esta centralización y automatización de procesos hace que se ahorre tiempo y disminuyan los errores. Gracias a la eliminación de trabajo manual, lo que redunda en una forma más ágil de trabajar y una mejor experiencia para los socios y donantes de tu organización.

Una de las cualidades de trabajar con sistemas de gestión CRM actuales es que la mayoría de proveedores ofrecen una plataforma adaptada. Cubriendo las diferentes necesidades de cada organización.

Se puede comenzar con una selección básica de funcionalidades y ampliarlas a medida que cambien las necesidades. Tambien personalizar campos para proporcionar un diseño que te permita obtener el máximo partido.

El CRM dispone de una serie de informes, históricos y cuadros de mando para ver en tiempo real la información importante para tu organización, ONG (Organización no gubernamental) u ONL (Organización no lucrativa). Te permite crear todos los que necesites de una forma ágil y sencilla. De esta manera se podrán usar los datos para conocer el rendimiento de tu ONG u ONL y saber dónde mejorar.

Gestión de Equipos

Este programa también te puede ayudar en la gestión de equipos. Permitiendo volcar la información de los diferentes grupos de trabajo por regiones, campañas o departamentos, con la posibilidad de reflejar también los recursos que se le asignen o los resultados obtenidos.

No pierdas de vista los proyectos en curso y los futuros. Un CRM te permitirá hacer un seguimiento de tus ingresos y pronosticar los futuros en función de su probabilidad. También te permite proyectar y seguir el rendimiento con objetivos específicos para cada usuario o equipo.

Como integrar el CRM en tu organización

Si las múltiples ventajas que plantea el uso de un CRM, sea cual sea tu organización, te han parecido interesantes, no dejes que la idea de que su integración pueda ser complicada te desanime.

En la actualidad, la mayoría de sistemas cuenta con la función de Herramienta de auto-importación, que importa fácilmente tus contactos y donaciones. En caso de tener datos más complejos, el equipo de soporte ofrece el servicio de acompañamiento para asegurarse de que la implantación se realiza con éxito.

Lo importante a la hora de abordar la posibilidad de introducir un sistema de gestión CRM en tu organización será mantener una mentalidad abierta y no dejarte llevar por suposiciones u opiniones sesgadas.

Obteniendo una correcta información de qué es lo que ofrece esta herramienta de gestión, los requerimientos para su uso y los diferentes tipos de CRM que puedes encontrar en la actualidad, tendrás todas las claves para valorar esta sistema de gestión como una alternativa muy interesante, cuando no, totalmente necesaria.

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